Info om Kristiansdal

Kristiansdal er en almen boligforening med ca. 4900 boliger. Desuden administrerer foreningen boliger for andre, så det samlede administrationsgrundlag er ca. 7000 boliger.

Kristiansdal blev stiftet i 1947. 

Den historiske baggrund for Kristiansdal er fælles for andre boligforeninger, som blev stiftet i årene efter krigen: Stor bolignød og arbejdsløshed.

Kristiansdal ligger i Odense Kommune. Størstedelen af vores boliger er beliggende i Odense, og vi har desuden boliger  i Assens, Kerteminde og Faaborg-Midtfyn Kommune.

Boligforeningens navn stammer fra Dalum Kloster, som i sin tid hed Kristiansdal Hovedgård, vores første afdeling Kristiansdals Allé er bygget på Kristiansdals jorder.

Boligforeningen bygger boliger med offentlig støtte, og da det offentlige (stat og kommune) giver støtte til byggeriet, har det offentlige også et tilsyn med boligforeningens virksomhed. Det er det offentlige (Folketing og diverse ministerier), som i meget stort omfang har fastlagt de regler, boligforeningen arbejder efter.  Derudover kan der i de enkelte afdelinger vedtages særlige husordener og vedligeholdelsesreglementer.

Vi lægger vægt på en god service, effektive og smidige og efter omstændighederne hurtige forretningsgange. Det er vigtigt, at beboerne føler sig godt behandlet, både når de flytter ind, mens de bor, og når de flytter. Derfor sikrer vi en god standard af boligen ved indflytningen,  og vi har nogle klare, forståelige og rimelige regler for boligens tilstand ved fraflytning.

Hvad er en boligforening?

En boligforening er en virksomhed, som er oprettet med det formål at opføre og administrere boliger. Boligerne opføres i selvstændige bebyggelser eller afdelinger. Hver afdeling udgør en selvstændig juridisk og økonomisk enhed.

En selvstændig enhed betyder, at hver afdeling har sit eget regnskab og dermed sin egen økonomi. Der er ikke økonomiske mellemværender afdelingerne imellem. Overskud eller underskud i en afdeling kan ikke påvirke andre afdelingers økonomi.

Alle afdelingerne udgør sammenlagt foreningen, og afdelingerne vælger foreningens bestyrelse, som varetager de overordnede opgaver, fælles retningslinjer mv. samt har ansvaret for, at foreningen administreres i overensstemmelse med reglerne.

Boligforeningen består således af en række selvstændige afdelinger/bebyggelser, som har en fælles administration og bestyrelse.

En almen boligforening har nogle særlige kendetegn. På den ene side er der tale om privat virksomhed, hvor vi frit kan indgå aftaler om stort set alle forhold, f. eks. overenskomster, med leverandører, håndværkere og entreprenører, pengeinstitutter osv.

På den anden side administrerer vi boliger, som er opført med offentlig støtte, og derfor har Folketinget fastsat nogle regler i Lov om almene boliger, som vi skal følge. Disse regler omfatter blandt andet:

1. Økonomiske forhold.

2. Vedtægter og udlejningsregler.

3. Kommunalt tilsyn.

4. Organisatoriske forhold.　

Økonomiske forhold

Reglerne indebærer, at der er meget stramme retningslinjer for, hvad der kan bruges penge til. Hovedformålet med foreningens virksomhed er at opkræve husleje og efterfølgende sikre en forsvarlig drift og vedligeholdelse af boligerne.

For at sikre, at den økonomiske forvaltning sker i overensstemmelse med reglerne skal en statsautoriseret revisor gennemgå foreningens regnskaber, både ved uanmeldte revisioner og ved regnskabsafslutningen hvert år.

Foreningens drift skal efter loven ske efter rationelle metoder med lavest mulige omkostninger.

Vedtægter og udlejningsregler

Foreningens vedtægter skal indeholde en lang række regler for foreningens virksomhed. Disse regler udformes af boligministeriet og kan ikke fraviges. Herudover kan foreningen selv tilføje vedtægtsmæssige bestemmelser, som passer til vores behov.

Foreningens udlejningsregler er fastsat af Folketinget, og reglerne er ens i alle boligforeninger og -selskaber. Der kan være enkelte forskelle fra forening til forening, idet loven giver mulighed for nogle fortolkninger, men lovens hovedformål, nemlig at leje boliger ud til de personer, der i længst tid har stået på venteliste, må ikke fraviges.

Kommunalt tilsyn

Kommunen skal efter loven påse, at alle regler overholdes. Der er således 2 instanser, som nøje følger foreningens drift, nemlig revisionen og kommunen. Herudover skal vi indberette regnskaber til Boligselskabernes Landsbyggefond, som på statens vegne ligeledes kontrollerer vores virksomhed.

Organisatoriske forhold

De organisatoriske forhold fremgår af vedtægterne. Hver bebyggelse udgør en selvstændig økonomisk enhed. I en boligforening kaldes en bebyggelse en afdeling.

Afdelingerne er meget forskellige i størrelse. Den mindste afdeling er på 14 boliger og den største på 176 boliger.

Fælles for alle afdelinger gælder dog, at beboerne i afdelingen har ret til at afgøre en lang række forhold om afdelingens drift. Afdelingens beslutninger træffes på et afdelingsmøde. Afdelingsmødet vælger desuden en afdelingsbestyrelse, som fungerer som afdelingens daglige ledelse.

Repræsentantskabet er foreningens øverste myndighed og består af 3 medlemmer fra hver afdelingsbestyrelse samt bestyrelsen.

Repræsentantskabet vælger en bestyrelse, som har den overordnede daglige ledelse af foreningen.

Bestyrelsen ansætter en direktør, som har følgende opgaver:

1. ansvar på bestyrelsens vegne for, at foreningen drives forsvarligt.

2. ansætter og afskediger personale.

Foreningens administration udgøres af 11 personer, og herudover er der ansat ejendomsfunktionærer og andet personale, i alt er der ca. 40 ansatte i foreningen.

Opsummering:

Forening er en virksomhed, som er godkendt til at opføre og administrere beboelsesejendomme opført med støtte fra stat og kommune.

Medlemmer af foreningen kan enhver person over 15 år blive mod betaling af indmeldelsesgebyr. For at opnå en bolig i foreningen skal man være medlem.

Afdeling er en eller flere bebyggelser, som udgør en samlet økonomisk enhed.

Afdelingsmødet er afdelingens højeste myndighed, når det drejer sig om forhold, der kun vedrører afdelingen. Afdelingsmødet består af samtlige beboere i afdelingen. Afdelingsmødet vælger:

Afdelingsbestyrelsen, som er afdelingens daglige ledelse i samarbejde med direktøren. Afdelingsbestyrelsen træffer beslutning på møder, og foreningens administration sørger for, at beslutningerne gennemføres.

Afdelingsbestyrelsen består af 3 eller 5 personer. Samtlige afdelingsbestyrelser og bestyrelsen udgør foreningens:

Repræsentantskab, som er foreningens øverste myndighed. Repræsentantskabet vælger foreningens:

Bestyrelse, som har ansvaret for, at foreningens drift er i overensstemmelse med reglerne. Bestyrelsen er foreningens ledelse og har ansat en:

Direktør, som er daglig ledelse, og som på bestyrelsens vegne har ansvaret for foreningens:

Administration, som varetager alle administrative forhold.

Bestyrelsen

Formand:   
Erling U. Rasmussen
Hollufgård Vænget 19, Odense SØ
er@kristiansdal.dk 
                      
Næstformand:
Jane Dideriksen
Berildsvej 3, Assens
jd@kristiansdal.dk
              
Randi B. Krauch
Sneglehatten 74, Odense SØ   
rk@kristiansdal.dk

Frederik A. Jørgensen
Dianavænget 38 st., Odense SV
faj@kristiansdal.dk

Kim Larsen
Munkemaen 143, Odense N
kl@kristiansdal.dk

Trine Petersen
Korsvang 54 A, Assens
tp@kristiansdal.dk

Tine Jensen
Heliosvænget 157B, Odense SV
tj@kristiansdal.dk

Webzone

Kristiansdals webzone

Intranet for bestyrelser og afdelingsbestyrelser.
Tilmelding og tildeling af password ved henvendelse til administrationen. Kommunikation mellem administration og afdelingsbestyrelse vil herefter foregå via webzonen. På webzonen har afdelingsbestyrelsen samtidig adgang til kontokort, beboerlister og diverse referater.

http://webzone2.kristiansdal.dk/ 

Personoplysninger

Personoplysninger om medarbejdere.

Vi behandler løbende forskellige personoplysninger om dig. Vi skal derfor oplyse dig om, hvilke oplysninger, vi indhenter, registrerer, videregiver eller i øvrigt behandler om dig.
Formålet med behandlingen er administration af dine personaleforhold både ved ansættelsesforholdets forløb og ophør.
Lovgrundlaget er forordning nr. 2016/679 om beskyttelse af personoplysninger samt lov om supplerende bestemmelser til forordningen (databeskyttelseslove).

Dataansvar
Kristiansdal er dataansvarlig for de oplysninger, der behandles af os. Vi har således også ansvaret for, at oplysningerne behandles lovligt.
Du kan til enhver tid rette henvendelse til boligforeningen og få svar på dine spørgsmål, eller hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder.

Behandling af personoplysninger
Når du bliver ansat, opretter vi en personalesag om dig. Her registrerer vi en række forskellige personoplysninger, der stammer fra dig selv.
Det er identifikationsoplysninger, herunder dit navn, privatadresse, telefonnumre, privat- og arbejdsmailadresser (privat telefon og mail kun, hvor du har oplyst det). Desuden registreres din stillingsbetegnelse, oplysninger om arbejdsopgaver, arbejdstider, hvilket område du hører til, hvem der er din leder, uddannelse og om din anciennitet.
Herudover oplysninger om løn, sygefravær, personforhold, skatteoplysninger og kontonummer.
Der registreres oplysninger om andre arbejdsmæssige forhold, for eksempel referater og MU-Samtaler og sygefraværssamtaler.
Der kan også registreres lægeerklæringer, mulighedserklæringer samt anden dokumentation for sygdom. Når der behandles helbredsoplysninger, sker det af hensyn til de forpligtelser, der fremgår af anden lovgivning.

Fravær
Dit fravær på grund af ferie, seniordage, sygdom, barnets sygedage, barsel og anden form for orlov registreres. Hvis lovgivningen giver os mulighed for at få refusion, sender vi de relevante oplysninger om dig til de myndigheder, der varetager denne opgave.
I overensstemmelse med graviditets-, barsels-, fædre- og forældreorlovsreglerne registrerer vi oplysninger om forventet fødselstidspunkt, selve fødslen og orlovsperioder.
Vi videregiver oplysninger om fødsel og orlov til Udbetaling Danmark til brug for modtagelse af barselsdagpenge.

Løn, skat og ATP
Boligforeningen bruger et lønsystem, som håndteres af KTP-Data.
Lønudbetaling foregår således, at dine data tastes ind i lønsystemet, og selve lønkørslen udføres af Kristiansdal. Når vi anviser din løn, bruger vi dit kontonummer. Lønsystemet sikrer via vores bank, at din løn overføres til konto i din egen bank. Samtidig trækkes A-skat mv. Kopi af din lønseddel kan du enten få via almindelig mail eller som almindelig post.
Udbetaling af beløb udover din månedlige lønudbetaling følger samme fremgangsmåde.
Vi modtager skatteoplysninger direkte fra Skat, herunder også ændringer i dir skattekort. Vi oplyser Skat om dit navn, personnummer, ansættelsessted og din bruttoløn. Skat får også oplyst, hvad du samlet har tjent i årets løb.
De månedlige bidrag til ATP sker via lønsystemet.
Pensionsordninger oplyses ligeledes til Skat.

Pension/gruppeliv/sundhedsforsikring
Oplysninger om din pensionsordning, gruppeliv og sundhedsordning hentes i lønsystemet.
Behandling af personoplysninger i anden sammenhæng.

Brug af internet og telefon
Vi registrerer ikke dine besøg på internettet.

E-mails
Vi registrerer ikke dine e-mails.

Kalendersystem
I din elektroniske kalender registrerer du selv aftaler, fravær mv. Andre kan sende dig invitationer til møder mv., som du kan accepter eller afvise.

It-systemer
Når du bruger vores it-systemer, logges alle anvendelser. Det vil sige, at vi kan se, hvad du har foretaget dig i systemet.

Opbevaring af personoplysninger
Oplysningerne om dig opbevares på kontoret Valmuemarken 27, 5260 Odense S. Nogle af oplysningerne er i din ansættelseskontrakt, og du får udleveret den skrevne original.
Vores personalehåndtering er adskilt fra andre sager, så det er kun medarbejdere med særlige rettigheder, der kan se personalesagerne.
Alle personoplysninger behandles i overensstemmelse med de regler, som databeskyttelseslovgivningen fastlægger.

Videregivelse
Ved lønrefusion, arbejdsskadesager mv. videregives nødvendige oplysninger til relevante offentlige myndigheder. Vi kan også give oplysninger om dig til vores forsikringsselskab, hvis dette er nødvendigt. Der er en række love, som gør det nødvendigt at kunne videregive oplysninger: Databeskyttelsesloven, kildeskatteloven, Lov om ret til orlov og dagpenge ved barsel, Lov om sygedagpenge og Lov om arbejdsskadesikring.
Vi videregiver også oplysninger om dig til dit pensionsselskab, så du kan opfylde din aftale med pensionsselskabet.

Offentliggørelse
På vores hjemmeside kan vi registrere oplysninger om dit navn og stillingsbetegnelse, dit telefonnummer på arbejde og e-mailadresse. Det sker, så beboere og andre relevante parter kan få kontakt med dig.

Fratræden
Ved fratræden registreres grunden til ophør af ansættelsen. Det sker, fordi vi har retlige forpligtelser, hvis der kan gøres retskrav, eller der er anden lovgivning, som betinger det. Oplysningerne om dig slettes, når vores forpligtelser ophører.

Personoplysninger Ansøgere:

Venteliste
Som opnoteret på vores venteliste behandler vi en række oplysninger om dig elektronisk. Vi er forpligtet til at orientere dig om, hvilke oplysninger om dig, vi har, indhenter, registrerer og i øvrigt behandler, og hvad formålet med behandlingen er. Oplysningerne stammer i øvrigt fra dig selv.

Formål med behandlingen
Du bliver bedt om at give en række oplysninger, når du opnoterer dig på ventelisten. Det er nødvendigt, for at vi kan registrere dig som boligsøgende og kontakte dig med boligtilbud.
Vi skal også bruge oplysningerne, når vi skal kontakte dig om betaling af gebyr.
De oplysninger, du giver os, bliver kun brugt i forbindelse med vores administration af ventelisten og den senere udlejning af bolig til dig.

Personoplysninger og behandlingsgrundlag
Ved opnotering på ventelisten behandler vi følgende oplysninger om dig: navn, adresse, fødselsdato, e-mailadresse, tildelt ansøgernummer, telefonnummer, oplysninger om ægtefælle/samlever i relevant omfang, børn samt oplysninger om ønsker til den bolig, du søger.
Vi behandler desuden oplysninger om betaling af ventelistegebyr, herunder om der betales via opkrævning eller PBS.

Sletning
Hvis du ikke har betalt gebyr for en ny periode, og hvis du ikke reagerer på påmindelse herom, slettes dine oplysninger fra ventelisten.
Du kan selv anmode om sletning fra ventelisten.
Vi sletter dig dog først fra listen, når vi er berettiget til det efter bogføringsloven.

Behandling af personoplysning om beboere

Formål
I Kristiansdal behandler vi løbende elektronisk og på anden systematisk vis forskellige personoplysninger om dig. Vi er derfor forpligtet til at orientere dig om, hvilke oplysninger om dig, vi indhenter, registrerer, videregiver og behandler.
Formålet med behandlingen og registreringen af dine oplysninger er administration af dit leje-forhold efter gældende regler.

Dataansvar
Kristiansdal er dataansvarlig for de oplysninger, der behandles af os i forbindelse med lejefor-holdet. Kristiansdal har således efter databeskyttelseslovgivningen ansvaret for, at dine personoplysninger behandles lovligt.
Dette betyder, at du til enhver tid kan rette henvendelse til Kristiansdal, hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, eller hvis du ønsker at gøre dine rettigheder gældende efter databeskyttelsesloven.

Behandling af personoplysninger relateret til udlejning mv.
Når du lejer en bolig, opretter vi en sag i vores it-system. Her registrerer vi en række forskellige personoplysninger, der som udgangspunkt stammer fra dig selv.
Vi registrerer identifikations oplysninger: navn, adresse, telefonnumre og e-mailadresse. Desuden medlemsnummer/opskrivningsnummer (hvis det er relevant) samt oplysninger om husstandens størrelse og sammensætning.
Vi registrerer desuden, om boligen er blevet anvist af kommunen, om der modtages økonomisk støtte til lejen fra kommunen, eller om du har et kommunalt indskudslån.
Hvis du bor i en ungdomsbolig, hvor lejeforholdet er betinget af, at du er under uddannelse, indhenter og behandler vi også oplysning om du er under uddannelse.

Personnummer
Vi beder om samtykke til at behandle dit personnummer. Dette sker, fordi vi er nødt til at kunne identificere dig og på grund af det løbende mellemværende mellem os. Der er også praktiske og administrative grunde til behandlingen af dit personnummer, for eksempel til digital kommunikation og overførsel af penge til Nemkonto.

Økonomiske forhold
Der er en række situationer, hvor vi må behandle oplysninger om dine økonomiske forhold. Det er for eksempel, hvis du har fået støtte til betaling af beboerindskud, at du er i restance med leje eller anden pligtig pengeydelse eller om forfalden gæld til os.

Oplysninger om sygdom
Det kan være sagligt, at vi behandler oplysning om, at du er syg, hvis du ønsker at aftale fremleje på grund af midlertidigt fravær fra boligen i forbindelse med sygdom. I samme forbindelse kan vi også behandle oplysninger om forretningsrejser, studieophold eller midlertidig forflyttelse.

Husordenssager
Vi er forpligtet til at behandle klager fra beboere og i nødvendigt omfang reagere over for de beboere, der tilsidesætter god skik og orden. I forbindelse med vores håndtering af klagesager behandler vi en række personoplysninger elektronisk.

Vaskeri
I afdelinger med fællesvaskeri udleveres vaskekort, der giver adgang til brug af vaskemaskinerne og de øvrige maskiner, der hører til vaskeriet. Vaskekortene styres af et bolignummer og en adresse, som er det eneste, der fremgår af kortet.
Forbrug af vand, varme, gas, el.
Hvis forbrug af ovennævnte ikke afregnes til Kristiansdal, beder vi om samtykke til at videregive dine personlige oplysninger til forsyningsvirksomheden.

Dørkort/nøglelogin
Dørkort (nøglekort), som aktiverer de elektroniske dørlåse har et nummer, som bliver registreret i en elektronisk log, når døren åbnes. Loggen viser, hvornår kortet er blevet brugt og hvor. Disse oplysninger kan bruges til at spore, hvilke døre, nøglekortet har været brugt til at åbne samt tidspunktet for det. Vi bruger kun oplysningerne i helt særlige tilfælde, for eksempel i tilfælde af indbrud. Den elektroniske log overskrives med jævne mellemrum og er således ikke bestandig.

Parkering
Ved udlejning af garage/parkeringsplads laves der en lejekontrakt, hvor navn, adresse og køretøjets registreringsnummer fremgår. Lejekontrakten journaliseres på lejer i vores administrationssystem.

Venteliste
Hvis du er opnoteret på vores venteliste, behandler vi en række oplysninger om dig. Der henvises til beskrivelse om behandling af personoplysninger ved administration af venteliste, der kan ses på vores hjemmeside.

Fraflytning
Ved opsigelse af lejemål registreres relevante oplysninger om baggrunden for opsigelsen og/eller fraflytningen. Dette er, fordi vi så kan dokumentere baggrunden for opsigelsen og fraflytningen.

Modtagere og videregivelse mv.
Visse oplysninger opbevares hos vores databehandler i forbindelse med de drifts- og it-sikkerhedsmæssige opgaver (back up, hosting af hjemmeside mv). Opbevaring af oplysningerne er underlagt reglerne i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven.
Der kan ske videregivelse i sager om husordensklager. Oplysninger fra klagesager kan sendes til beboerklagenævnet og/eller boligretten.
Dine personoplysninger kan også sendes til vores advokat eller andre til brug for løsning af en konkret opgave.
I visse tilfælde er vi desuden forpligtet til at videregive personoplysninger til kommunen. Dette gælder for eksempel, hvis en beboer, der har fået anvist sin bolig af kommunen, inden for det første år af lejeforholdet er i restance med betalingen, og vi derefter sender påkrav til beboeren. Kommunen skal i den forbindelse underrettes om påkravet. Derudover skal vi give kommunen skriftlig underretning, hvis vi via fogedretten søger beboerens udsættelse af lejemålet.

Offentliggørelse
Vi offentliggør ikke oplysninger om vores lejere eller andre beboere.

Anmodning om sletning
Når/hvis du henvender dig med anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, gennemfører vi dette, hvis betingelserne for det er opfyldt.

Dine rettigheder
Du har efter databeskyttelseslovgivningen nogle rettigheder i forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger. Du har ret til at:

• Få indsigt i hvilke oplysninger vi har og behandler om dig.
• Vi berigtiger oplysningerne om dig
• Sletter oplysningerne om dig, når vi ikke har nogen lovlig grund til at have dem
• Gøre indsigelse mod vores behandling af dine oplysninger.

Du kan læse mere om databeskyttelseslovgivningen og dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside: www.datatilsyn.dk

Kristiansdals kontakt oplysninger er:

Boligforeningen Kristiansdal, Valmuemarken 27, 5260 Odense S
Telefon 6314 2220 og info@kristiansdal.dk

Vedtægter Kristiansdal

Her finder du vores vedtægter: